Auditoria de seguros não precisa ser pesadelo

Contratar um seguro tem o objetivo de trazer mais tranquilidade e segurança para empreendedores de todos os portes. Muitas vezes, porém, traz algumas burocracias e processos que podem trazer dúvidas. Um deles é a auditoria de seguro comercial. Trata-se de um processo de análise das apólices de seguro de uma empresa para determinar se ela está devidamente coberta para todos os riscos potenciais aos quais está exposta. Normalmente, o prêmio atribuído na compra do seguro não é definitivo. O prêmio (valor a ser pago pelo seguro) é calculado com base nas estimativas da exposição da empresa a partir de atividades de anos anteriores. Ocasionalmente, a seguradora pode conduzir uma auditoria do prêmio para se certificar que as coberturas necessárias estejam aplicadas e que o valor pago por elas esteja correto.

“É normal que os negócios mudem ao longo do ano”, explica Tiago Prado, CEO da BRZ Insurance, insurtech que atua focada na venda de seguros para a comunidade de brasileiros e latinos que moram nos EUA. “O objetivo dessas auditorias de prêmios de seguro é usar os dados reais de vendas e operações para determinar a precisão de sua estimativa e definiro valor do prêmio final. Isso pode significar um aumento futuro em seu prêmio. Mas, em alguns casos, o processo de auditoria mostra que você tem direito a um reembolso de parte do seu prêmio.”, esclarece.

Essas auditorias são muito comuns quando se trata de Seguro de Responsabilidade Civil (General Liability) ou Workers’ Compensation. O prêmio inicial de um seguro é definido com base em uma estimativa feita pela contratante, que, ao escolher a seguradora com as melhores condições para o negócio e pagar o prêmio, normalmente fica bloqueado pelo período da apólice de 12 meses. Entre 30 e 90 dias após o término do período da apólice, a empresa receberá um documento para preencher as informações sobre receita e vendas brutas do ano anterior. “Nós da BRZ, sugerimos fortemente a contratação de contador (ou bookkeeper, como se fala nos EUA) para auxiliar nesse momento delicado”, recomenda Tiago.

Se durante o processo de auditoria for constatado que a receita foi maior do que o projetado, o prêmio do ano anterior será ajustado e a empresa pagará a diferença. Mas também pode ser reduzido se as projeções foram maiores. Caso se discorde dos resultados, a empresa pode pedir uma reavaliação. A auditoria é feita remotamente, e será solicitado o fornecimento de documentação de suporte, como registros e documentos fiscais, por correio.

Ocasionalmente, um auditor pedirá para marcar uma reunião para ir ao local de negócios ou escritório de contabilidade para verificar a folha de pagamento, receitas, entre outros documentos, pessoalmente. O papel do auditor é basicamente verificar as vendas e a folha de pagamento, informações que já são repassadas no ato de contratação do seguro. Ele também pode verificar o número de colaboradores e a função de cada um. Três das auditorias mais comuns são a Workers’ Compensation, General Liability e seguro de carga/ frete.

Os prêmios de Workers’ Compensation são baseados no número de funcionários que se tem, como são classificados e qual é a folha de pagamento. Se a empresa mantiver bons registros, a seguradora pode auditar anualmente, trimestralmente ou mensalmente, e o prêmio pode ir sendo ajustado a cada auditoria. Em muitos casos, esse processo de auditoria já é totalmente automatizado. As apólices de General Liability são feitas com base em alguns fatores, como o faturamento bruto anual, dados de folha de pagamento e até metragem do espaço físico. Durante o processo de inscrição, a empresa provavelmente informou sua previsão de receita para o próximo ano e os auditores verificam se a receita está de acordo com o que foi dito. Já o seguro de carga geralmente se baseia no volume de remessa ou na avaliação geral das mercadorias despachadas, informações checadas nas auditorias.

Abaixo estão as informações típicas que um auditor pode solicitar no momento da auditoria. Se houver várias empresas ou entidades seguradas sob uma apólice, o auditor solicitará estas informações para cada empresa ou entidade:

Informações gerais
Descrição das operações da empresa
Nomes e cargos dos dirigentes / proprietários
Nomes de funcionários e funções de trabalho
Número de funcionários em cada local
Nomes de subcontratados e certificados de seguro para subcontratados
Registros de folha de pagamento
Pagamento bruto, incluindo, mas não limitado a: bônus, comissões, pagamento de férias, auxílio-doença, pagamento de horas extras, e todos os valores antes dos impostos
Pagamento de horas extras mostrado separadamente
Informação de Subcontratados
Livro razão geral, livro de desembolsos de dinheiro e registro de talão de cheques
Nomes de subcontratados e seus COIs
Documentos fiscais para verificar folha de pagamento / registros de vendas e número de identificação federal 941, 940, 1099, W-2, W-3, declaração de imposto de renda, etc.
Vendas
Vendas brutas para cada tipo de serviço prestado / trabalho executado por local
Demonstração de resultados
Contabilidade geral

Outros itens aos quais a empresa deve prestar atenção

Se as vendas aumentarem exponencialmente ou se for necessário ter mais ou menos colaboradores durante a metade da vigência da apólice, recomenda-se entrar em contato com seu corretor para ajustar o pagamento do seu seguro. Ajustar com antecedência pode evitar imprevistos depois da auditoria.

Se a empresa contratar trabalhadores temporários ou subcontratados, ela precisa exigir o COI (de general liability ou workers comp) para incluir nos documentos. Caso não encontre provas de que eles estão cobertos individualmente, o auditor será forçado a incluí-los na apólice de seguro, o que vai aumentar o valor do pagamento.

Vale lembrar que nem todas as apólices são auditadas; para passar pela auditoria, ela precisa declarar especificamente que o prêmio é auditável. General Liability e Workers Comp são geralmente auditáveis. Já outros seguros comerciais como o Directors and Officers Liability e Employment Practices, não são.

RP dois pontos